5 merkkiä, joista tunnistat hyvän projektinjohtajan rakennushankkeeseen

Miksi rakentamisessa ajaudutaan välillä tulipalokiireeseen, lisäkustannuksiin ja viivästyksiin? Syitä voi olla monia, mutta yksi merkittävimmistä tekijöistä on rakennushankkeen projektinjohto.

Hyvän projektinjohdon tunnistaa yleensä siitä, että riskit ennakoidaan, päätöksenteko etenee sujuvasti, tilaajan tavoitteet ymmärretään, sopimukset ja kustannukset pysyvät hallinnassa sekä ongelmiin tartutaan ajoissa.

Käydään tarkemmin läpi viisi merkkiä, joista tunnistat osaavan projektinjohtajan rakennushankkeeseesi.

1. Riskeistä puhutaan realistisesti jo ennen projektin käynnistymistä 

Rakennushankkeisiin liittyy aina epävarmuuksia, erityisesti korjausrakentamisessa – silloinkin, kun projektia johdetaan erinomaisesti. Hyvä projektinjohtaja tunnistaa riskit jo ennen hankkeen käynnistymistä ja ottaa ne avoimesti puheeksi.

Hän kiinnittää huomiota esim.:

• Aikatauluun liittyviin riskeihin

• Rakenteista tai rakennuksen iästä johtuviin riskeihin

• Suunnitelmien puutteista aiheutuviin riskeihin

• Tilanteisiin, jotka voivat kasvattaa kustannuksia

• Tilanteisiin, joissa päätöksenteko voi hidastaa hanketta

• Viranomais- ja lupaprosessien vaikutuksiin
  

Hyvä merkki: Projektinjohtaja puhuu riskeistä realistisesti. Korjausrakentamisessa yllätyksiä ja lisätöitä tulee lähes varmasti, joten olennaista on, miten niihin on varauduttu etukäteen.

Hankesuunnittelu on ehkä tärkein vaihe koko taloyhtiöhankkeessa. Katso 5 vinkkiä, joilla onnistut >

2. Päätöksenteko on tehokasta

Joskus yksi tekemätön päätös rakennushankkeessa odotuttaa monia muita. Tehokas projektinjohtaja:

• Tietää, mitä päätöksiä hankkeeseen kuuluu ja milloin ne on tehtävä

• Selvittää eri vaihtoehtojen vaikutukset ja suosittelee perustellusti parasta ratkaisua

• Varmistaa, että oikeat ihmiset ovat mukana tekemässä päätöksiä oikeaan aikaan
  

Jokainen viivästynyt päätös voi siirtää koko projektia eteenpäin. Taloyhtiöissä se voi tarkoittaa pidempää väistöasumista ja uusiksi meneviä aikatauluja. Toimitila- ja liikekiinteistöissä taas sitä, että tilat eivät valmistu käyttöön ajallaan, vuokratuotot siirtyvät tai liiketoiminnan käynnistyminen lykkääntyy.

Hyvä merkki: Projektinjohtaja avaa eri vaihtoehdot, auttaa valitsemaan niistä parhaan ja pitää päätöksenteon aikataulussa.

3. Tavoitteet ovat kirkkaat jo ennen ratkaisujen etsimistä

Projektinjohtajan on ymmärrettävä tilaajan tavoitteet voidakseen johtaa hanketta niiden mukaisesti. Ammattitaitoinen projektinjohtaja haluaa tietää:

• Kuinka kriittinen aikataulu on 

• Kuinka paljon asumis- tai käyttöhaittoja hankkeen aikana ollaan valmiita hyväksymään

• Millaisia tavoitteita tilojen toimivuudelle, käyttäjäkokemukselle tai vuokrattavuudelle on asetettu

• Onko tärkeintä pitää kustannukset mahdollisimman pieninä vai panostaa ratkaisuihin, jotka tuovat hyötyä pitkälle tulevaisuuteen

• Onko kiinteistölle asetettu pitkän aikavälin omistustavoitteita vai suunnitellaanko esim. myyntiä lähivuosina

Tilaaja ei myöskään välttämättä tunne kaikkia mahdollisia vaihtoehtoja. Osaava projektinjohtaja osaa antaa uusia ideoita ja auttaa valitsemaan niistä tilaajan tarpeisiin parhaat.

Hyvä merkki: Projektinjohtaja käyttää aikaa tavoitteiden ymmärtämiseen ja tuo niiden pohjalta tilaajan harkittavaksi sopivia vaihtoehtoja.

Toimitilaremontti edessä? Selvitä nämä asiat ennen projektin käynnistymistä >

4. Sopimukset ja kustannusten hallinta on hanskassa

Yllättävät lisäkustannukset eivät yleensä synny tyhjästä. Taustalla voi olla esim. epäselviä vastuita, keskeneräisiä suunnitelmia, rakentamisen aikana tehtäviä muutoksia tai rakenteista paljastuvia yllätyksiä. Kaikkia yllätyksiä ei voida estää, mutta moni kustannusriski on tunnistettavissa ja hallittavissa jo hyvissä ajoin.

Osaava projektinjohtaja varmistaa, että:

• Hankkeen eri osapuolten vastuut ja roolit ovat selkeät

• Suunnitelmat ovat riittävän valmiit ennen kilpailutusta ja rakentamista

• Muutosten vaikutukset kustannuksiin arvioidaan ennen päätösten tekemistä

• Mahdolliset lisä- ja muutostyöt arvioidaan ennen niiden hyväksymistä

• Sopimuksiin ei jää tulkinnanvaraisuuksia, jotka voivat aiheuttaa myöhemmin erimielisyyksiä

Hyvä merkki: Projektinjohtaja kertoo avoimesti, mistä kustannukset muodostuvat, missä riskit piilevät ja miten niitä hallitaan.

5. Ongelmat tuodaan esille ajoissa – ja niihin tarjotaan ratkaisuja

Rakennushankkeissa voi tulla vastaan yllätyksiä, joita edes hyvä projektinjohto ei voi ennakoida. Silloin ratkaisee se, miten ongelmatilanteisiin reagoidaan.

Ratkaisukeskeinen projektinjohtaja:

• Kertoo haasteista avoimesti ja viivyttelemättä

• Arvioi tilanteen vaikutukset aikatauluun ja kustannuksiin

• Etsii ratkaisuja eikä syyllisiä

• Esittää ratkaisuvaihtoehdot ja osaa suositella parasta etenemistapaa

Hyvä merkki: Ikävistäkin uutisista kerrotaan viipymättä ja niihin etsitään parhaat ratkaisut. 

+ Bonus: Muista tarkistaa projektinjohtajan CV

Rakennushankkeen projektinjohto näyttää erilaiselta eri hanketyypeissä. Esim. teollisuusrakennusten, liikekiinteistöjen ja taloyhtiöiden hankkeissa korostuvat erilaiset osaamisalueet.

Siksi kannattaakin tutustua yrityksen referenssien lisäksi myös siihen, millaisten hankkeiden parissa potentiaalinen projektinjohtaja on työskennellyt.

Kysy nämä 5 asiaa ennen projektinjohtajan valintaa

1. Mitkä ovat mielestäsi tämän hankkeen suurimmat riskit?

2. Mitkä päätökset tulisi saada tehtyä ajoissa, jotta hanke etenee suunnitellusti?

3. Mitä haluat tietää tavoitteistamme ennen kuin ehdotat ratkaisuja?

4. Miten varmistat, että kustannukset pysyvät hallinnassa hankkeen aikana?

5. Kerro esimerkki tilanteesta, jossa johtamasi hanke kohtasi merkittävän ongelman. Miten toimit?

Kun kiinnität huomiota näihin asioihin valitessasi projektinjohtajaa rakennushankkeeseesi, voit välttää monta turhaa päänvaivaa myöhemmin. Oikeiden kysymysten esittäminen kannattaa, sillä osaava projektinjohto voi parhaimmillaan säästää hankkeessa enemmän kuin se maksaa.