Toimitilaremontti: selvitä nämä, ennen kuin projekti alkaa

Toimitilojen korjaushankkeissa muutoksia tulee lähes aina. Rakenteet, talotekniikka ja vanhat piirustukset voivat tuoda mukanaan yllätyksiä, eikä muutoksia voi yleensä täysin välttää.

Kaikki muutokset eivät kuitenkaan johdu itse rakennuksesta. Osa syntyy siitä, että tilan käyttötarkoitus tai käyttäjien tarpeet tarkentuvat vasta suunnittelun tai rakentamisen aikana. Hyvissä ajoin kartoitetut tarpeet vähentävät näitä muutoksia merkittävästi.

Käydään läpi, miten toimitilaremonttia suunnittelevan kannattaa valmistautua projektiin – erityisesti silloin, kun kyse on laajemmasta toimitilojen muutoksesta tai saneerauksesta.

Tiivistetelmä: mitä toimitilaremontista kannattaa tietää ennen projektin aloitusta

Hyvin valmisteltu toimitilaremontti ei poista kaikkia mahdollisia yllätyksiä, mutta auttaa pitämään ne hallinnassa. Toimitilan korjaushankkeessa onnistuminen ratkaistaan pitkälti jo ennen kuin rakentaminen alkaa.

Muista ainakin nämä:

• Määrittele tilan käyttötarkoitus ja tarpeet riittävän tarkasti

• Varmista, että tilan käyttäjät ovat mukana suunnittelussa alusta asti ja että heillä on aikaa käytettäväksi suunnitteluvaiheessa

• Nimeä hankkeelle vastuuhenkilö, joka pystyy tekemään päätöksiä ja vastaamaan työmaan kysymyksiin nopeasti

• Huolehdi, että lähtötiedot ovat kunnossa ennen kuin suunnittelu etenee liian pitkälle

• Varaa budjettiin riittävä puskuri lisä- ja muutostöitä varten

• Varaa aikaa suunnittelulle, kilpailutukselle sekä rakentamiselle. Tilojen käyttöönottoon voi helposti mennä vähintään 9 kk, kun suunnittelu, kilpailutus ja rakentaminen otetaan huomioon. Tarkemmat arviot kestosta voit saada helposti asiantuntevalta rakennuttajakonsultilta.

Milloin toimitilaremontti tulee ajankohtaiseksi?

Yleensä toimitilaremontti tulee ajankohtaiseksi, kun uusi vuokralainen on tulossa tiloihin, liiketilan käyttötarkoitus muuttuu, toiminta laajenee tai tilojen ilmettä halutaan päivittää.

Usein kyse ei ole pelkästä pintaremontista, vaan tilojen muokkaamisesta kokonaan uutta käyttötarkoitusta varten. Esimerkiksi tavallinen toimistotila voidaan muuttaa lääkärikeskukseksi, johon rakennetaan erilaisia vastaanotto- ja toimenpidehuoneita. Samalla joudutaan usein muuttamaan talotekniikkaa, kuten ilmanvaihtoa, sähköjä sekä vesi- ja viemäripisteitä.

Mikä on yleisin virhe toimitilaremontin alussa?

Yleinen toimitilaremonttien haaste on se, että tilan tulevaa käyttöä ei ole vielä määritelty riittävän tarkasti. Tilaaja tietää yleensä suunnan, mutta yksityiskohdat eivät ole vielä selvillä.

Suunnittelun alussa olisi tärkeää pystyä vastaamaan ainakin näihin kysymyksiin:

• Kuinka monta henkilöä tilaa tulee käyttämään?

• Kuinka paljon tilaa erilaiset toiminnot vaativat?

• Mitä laitteita tilassa käytetään?

Jos näihin ei ole vastauksia, suunnittelussa joudutaan tekemään oletuksia, joita joudutaan usein korjaamaan myöhemmin.

Esimerkki: epäselvät lähtötiedot vaikeuttavat suunnittelua

Eräs tilaaja halusi käyttöönsä toimistotilan, mutta ei osannut määrittää, kuinka monelle henkilölle tila tarvitaan. Tilaajalla oli tiedossa vain, että henkilöstömäärä tulee kasvamaan, mutta ei kuinka paljon ja millä aikajänteellä. Suunnittelijalta jouduttiin pyytämään tilasta eri versioita eri henkilömääriä varten, mikä aiheutti ylimääräistä työtä.

Miksi käyttäjät on tärkeää ottaa mukaan suunnitteluun?

Toimitilaremontin suunnittelu etenee yleensä pohjakuvien ja luonnossuunnitelmien avulla, joita käydään läpi yhdessä tilan tulevien käyttäjien kanssa. Keskustelujen avulla tarkennetaan esimerkiksi tilan tarpeita, laitteiden sijoittelua ja sitä, miten työ käytännössä tilassa tapahtuu.

Tilaa päivittäin käyttävät henkilöt huomaavat usein käytännössä yksityiskohtia, joita suunnittelija ei välttämättä heti huomaa.

Tällaisia voivat olla esimerkiksi:

• Sähkö- ja datapisteiden riittävyys suunniteltuun käyttöön

• Pistorasioiden paikat työpisteeseen nähden

• Riittävä työskentelytila työpisteellä

• Riittävästi tilaa tai liitäntöjä tietyille laitteille

Keskustelut käyttäjien kanssa auttavat tunnistamaan tarpeet jo suunnitteluvaiheessa. Koska kaikki eivät hahmota pohjakuvia, ratkaisuja avataan usein hyvin konkreettisesti – miten tilassa liikutaan, mahtuuko siellä työskentelemään ja miten eri toiminnot sijoittuvat. Näin varmistetaan, että tila toimii myös arjessa.

Esimerkkejä: kun käyttötarpeet tarkentuvat liian myöhään

Kohde 1: Suunnitteluvaiheessa ei ollut tiedossa, millainen pesukone kohteeseen tulee. Käyttäjän vastaanottokierroksella selvisi, että laite tarvitsee kylmän veden lisäksi myös lämpimän veden liitännän. Urakoitsijalta jouduttiin pyytämään kiireellisenä viime hetken lisätyö, josta aiheutui tilaajalle lisäkustannus.

Kohde 2: Toteutusvaiheessa huomattiin, että oven avautumissuuntaa piti muuttaa. Suunnitellulla avautumissuunnalla ovi avautui siten, että tilasta näki suoraan laitteelle, jossa saattoi olla ihminen vähissä vaatteissa. Kohteeseen jouduttiin tilaamaan uusi ovi karmeineen.

Miten käyttäjien tarpeet yleensä selvitetään?

Käyttäjien tarpeet eivät yleensä selviä yhdellä palaverilla, vaan tarkentuvat vaiheittain keskustelujen ja suunnittelun edetessä.

Tyypillisesti prosessi alkaa siitä, että tunnistetaan tilan eri alueiden vastuuhenkilöt: esimerkiksi henkilöt, jotka vastaavat tietystä toiminnasta, työtilasta tai laitteistosta. Heidän kanssaan käydään läpi, millaisia vaatimuksia tilassa on käytännön työn kannalta.

Käytännössä tämä tarkoittaa usein suunnittelupalaveria, jossa pohjakuvia tai luonnossuunnitelmia käydään yhdessä läpi. Suunnittelijat voivat esittää alustavan ratkaisun, ja käyttäjät kommentoivat sitä oman työnsä näkökulmasta. Keskustelussa voi olla mukana esimerkiksi arkkitehti, LVI-suunnittelija ja sähkösuunnittelija.

Suunnitelmat tarkentuvat yleensä vaiheittain. Kun ensimmäinen luonnos on tehty, se käydään uudelleen läpi käyttäjien kanssa ja siihen tehdään tarvittavat tarkennukset. Prosessin aikana voi myös paljastua uusia tarpeita, kuten laitteita tai toimintoja, jotka eivät olleet alkuperäisissä suunnitelmissa mukana.

Tavoitteena on, että tilan toiminnalliset vaatimukset ovat mahdollisimman selkeät ennen kuin suunnittelu etenee liian pitkälle.

Tällaisessa vaiheessa tilaajan tukena toimii usein myös rakennuttajakonsultti, joka auttaa suunnittelun ohjauksessa ja varmistaa, että tilaajan tavoitteet ja eri osapuolten näkemykset saadaan koottua toimivaksi kokonaisuudeksi.

Esimerkki: käyttäjän osallistaminen tuo tärkeät tarpeet esiin

Röntgentilaa suunniteltaessa käyttäjän kanssa käytiin yhdessä läpi tilan pohjaluonnosta. Keskustelussa nousi esiin useita käytännön huomioita, kuten oven avautumissuunta sekä röntgenhuoneen ja ohjaushuoneen välisen ikkunan sijainti ja korkeus. Röntgenhoitajan tuli pystyä sulkemaan ovi ja samalla näkemään tilaan ikkunan läpi. Lisäksi sähkö- ja datapisteiden määrää tuli lisätä alun perin oletutetusta määrästä.

Miksi vanhat rakennukset aiheuttavat yllätyksiä?

Korjausrakentamisessa yllätyksiä tulee lähes aina. Erityisesti vanhemmissa rakennuksissa suunnitelmat ja todellinen tilanne eivät aina vastaa toisiaan.

Yksi yleinen syy on se, että vanhat piirustukset eivät ole ajan tasalla. Vuosien varrella tehtyjä muutoksia ei ole aina dokumentoitu, jolloin suunnittelun lähtötiedot eivät täysin vastaa todellisuutta.

Kun suunnittelua tehdään vanhojen piirustusten perusteella, osa rakenteista tai talotekniikasta voi paljastua vasta myöhemmin rakentamisen aikana.

Tämä voi tarkoittaa käytännössä esimerkiksi sitä, että:

• Rakenteissa on palkki tai muu rakenne, jota ei näy piirustuksissa

• Talotekniikan reitit kulkevat eri tavalla kuin oletettiin

• Ilmanvaihdolle ei löydy suunniteltua reittiä

• Viemäröintiä ei pystytä toteuttamaan suunnitellussa kohdassa

Tällaiset tilanteet eivät ole korjausrakentamisessa harvinaisia, ja siksi suunnitelmiin joudutaan toisinaan tekemään muutoksia vielä rakennusvaiheen aikana. Kaikkia yllätyksiä ei ole mahdollista tunnistaa etukäteen.

Esimerkkejä: kun rakenteet muuttavat suunnitelmia

Kohde 1 (suunnitteluvaihe): Pohjaluonnos tilan tulevasta järjestyksestä oli laadittu, ja esim. vessojen ja suihkujen sijainneista oltiin tehty alustavat suunnitelmat. Kohdekierroksella suunnittelijoiden kanssa huomattiin kuitenkin, että alapuolinen tila oli poikkeuksellisen matala ja tilassa kulki palkkeja sekä viemäröintejä. Tämän vuoksi vessojen tarvitsemille viemäröinneille löytyi käytännössä vain yksittäisiä mahdollisia sijainteja. Aluksi jouduttiin jopa pohtimaan, soveltuuko tila lainkaan haluttuun käyttötarkoitukseen. Lopulta tilajärjestystä muuttamalla arkkitehti onnistui löytämään toimivan ratkaisun.

Kohde 2 (urakkavaihe): Kipsisen alakaton avaamisen yhteydessä paljastui suuri palkki, jota ei ollut näkyvillä olemassa olevissa suunnitelmissa. Talotekniikan reititykset jouduttiin tekemään uudelleen, ja hyväksymään poikkeuksellisen matalalle tuleva alakatto, koska kaikelle talotekniikalle ei löytynyt uutta toteutettavissa olevaa reittiä.

Kuinka laajoihin lisä- ja muutostöihin toimitilaremontissa kannattaa varautua?

Korjausrakentamisessa lisä- ja muutostyöt ovat melko yleisiä. Vaikka suunnittelu tehtäisiin huolellisesti, rakennuksen rakenteista tai talotekniikasta voi paljastua asioita, joita ei ole voitu ennakoida.

Budjettiin suositellaan yleensä varaamaan puskuria lisä- ja muutostöitä varten. Tyypillinen varaus on noin 5–15 % hankkeen kokonaisbudjetista. Mitä vanhemmasta rakennuksesta on kyse, sitä suurempi varaus kannattaa yleensä tehdä.

Muutos- ja lisätyö lyhyesti

Muutostyö tarkoittaa alkuperäiseen suunnitelmaan tehtävää muutosta, joka on tarpeen työn toteuttamiseksi sopimuksen mukaisesti. Se johtuu yleensä olosuhteista tai rakenteista, jotka selviävät työn aikana. Esimerkiksi: talotekniikan reittiä joudutaan muuttamaan rakenteiden vuoksi.

Lisätyö tarkoittaa työtä, joka ei sisälly alkuperäiseen suunnitelmaan ja jonka tilaaja päättää lisätä omasta halustaan projektin aikana. Esimerkiksi: tilaan halutaan ylimääräinen kahvipiste, joka vaatii sähkö- ja vesiliitännät.

Muista nämä 3 asiaa ennen projektin aloitusta

Vaikka yllätyksiltä ei korjaushankkeissa voida täysin välttyä, hyvä valmistautuminen auttaa vähentämään monia turhia muutoksia projektin aikana. Ennen toimitilaremontin käynnistämistä tilaajan kannattaa kiinnittää huomiota ainakin seuraaviin asioihin:

1. Mieti tilan käyttötarkoitus tarkasti

Selvitä etukäteen, mitä tilassa tullaan tekemään, kuinka monta henkilöä sitä käyttää ja millaisia toimintoja tai laitteita tilaan tarvitaan. Mitä selkeämmät lähtötiedot suunnittelulle on, sitä vähemmän muutoksia tarvitaan myöhemmin.

2. Nimeä hankkeelle vastuuhenkilö

Rakennusprojektin aikana tulee jatkuvasti kysymyksiä, jotka vaativat tilaajalta nopeaa reagointia. Nimeä hankkeelle vastuuhenkilö, joka toimii tilaajan yhteyshenkilönä, pystyy vastaamaan päätöksistä ja jolla on aikaa osallistua aktiivisesti. Näin projekti etenee huomattavasti sujuvammin.

3. Jätä käyttöönoton aikatauluun hieman joustoa

Vaikka urakka olisi virallisesti vastaanotettu, tiloissa saatetaan vielä tehdä pieniä viimeistelytöitä. Siksi toiminnan käynnistämistä ei kannata ajoittaa heti seuraavalle päivälle työmaan vastaanottamisen jälkeen.