Tietosuoja- ja rekisteriseloste

1. Yksityisyytesi on meille tärkeää

Nudatamme henkilötietojen käsittelyyn sovellettavia lakeja. Näissä tietosuoja- ja evästeperiaatteissa kerromme, mitä henkilötietoja saatamme kerätä henkilötietorekisteriimme ja miten käytämme tietoja.

2. Kuka tietoja käsittelee?

Rekisterinpitäjä

Tahcon Oy (Y-tunnus: 2863214-9)
Valimotie 17-19
00380 Helsinki

Yhteyshenkilö
Niko Oksa
info@tahcon.fi

Rekisterin nimi
Tahcon asiakas- ja markkinointirekisteri

Rekisteröidyt
Rekisteröidyt ovat rekisterinpitäjän asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden yhteyshenkilöitä, työnhakijoita, rekisterinpitäjän palveluiden ja verkkosivujen käyttäjiä.

3. Mitä tietoja keräämme ja miksi?

Henkilötietoja käsitellään seuraavia tarkoituksia varten, näihin kuitenkaan tyhjentävästi rajoittumatta:

• yhteydenottoihin ja asiakassuhteen hoitoon

• palveluidemme tarjoamiseen ja kehittämiseen

• markkinointiin ja viestintään

• verkkosivuston käyttäjäkokemuksen parantamiseen

• verkkokaupassamme tapahtuvien ostotapahtumien ja tilausten käsittelyyn 

Tyypillisesti keräämme seuraavia tietoja:

• nimi, työnimike, työnantaja ja yhteystiedot (sähköposti, puhelin, osoite)
• markkinointiluvat ja -kiellot, kiinnostusalueet ja luokittelutiedot
• käyttäytymistiedot (esim. verkkosivun käyttö, lomakekäytös, chat-keskustelut)
• IP-osoite, eväste- ja selaintiedot, sekä evästeiden avulla muodostetut profiilit
• sähköpostien avaamis- ja klikkaustiedot
• viestintähistoria
• tilaus- ja laskutustiedot

Käytämme turvallisia kolmannen osapuolen maksunvälityspalveluita verkkokaupassamme. Emme säilytä maksukorttien numeroita tai muita arkaluonteisia maksutietoja järjestelmissämme.

Kolmansilta osapuolilta saatamme saada seuraavia tietoja rekisteröidyistä:

• käyttäytymistietoa sosiaalisessa mediassa, kuten Facebookissa, LinkedInissä ja Instagramissa

Jos käsittelemme työntekijöiden tai työnhakijoiden tietoja, ne voivat sisältää:

• yhteystiedot

• hakemukset, ansioluettelot ja suosittelutiedot, jotka henkilö on itse toimittanut

• palkanmaksuun tarvittavat tiedot

• työsuhteisiin liittyvien oikeuksien ja velvoitteiden täyttämiseen tarvittavat tiedot

• lakisääteisesti vaaditut erityiset henkilötiedot, kuten ammattiliittojäsenyys tai terveystiedot, mutta vain lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi

Suostumuksellasi voimme kerätä ja käsitellä myös muuta tietoa.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot kerätään pääasiassa rekisteröidyiltä itseltään Tahconin verkkosivujen kautta. Henkilön tietoja voidaan myös lisätä rekisteriin manuaalisesti kasvokkain, puhelimitse, sähköpostitse tai muuta kautta tapahtuneen vuorovaikutuksen seurauksena.
Keräämme webanalytiikkapalveluiden avulla verkkosivustomme kävijätietoa, jotta voisimme analysoida ja kehittää sivustoamme ja kohdentaa sivustomme kävijöille relevanttia markkinointia ja asiakasviestintää. Käyttäytymiseen perustuvaa tietoa kerätään Tahconin verkkosivujen, sähköpostien ja sosiaalisen median kanavien kautta evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Rekisterissä olevia tietoja voidaan päivittää manuaalisesti ja kerätä myös julkisista rekistereistä.

4. Missä ja miten henkilötietoja käsitellään?

Asiakkuudenhallintajärjestelmämme (HubSpot) palvelinkeskus sijaitsee Euroopassa ja kaikki järjestelmään tallennettu tieto säilytetään EU:n sisällä. Lisäksi käytämme muita alustoja ja järjestelmiä, kuten Google Ads, Meta (Facebook ja Instagram), Typeform ja maksunvälityspalveluita, joiden kautta joitain henkilötietoja saatetaan siirtää myös EU:n ulkopuolelle. Tällöin tiedonsiirto tapahtuu mallisopimuslausekkeiden perusteella. Mallisopimuslauseke tarkoittaa Euroopan komission hyväksymiä vakiomuotoisia sopimusehtoja, jotka takaavat EU:n ulkopuolelle siirretyille henkilötiedoille riittävän tietosuojan. Eli käytämme vain luotettavia ja tietosuojaan sitoutuneita palveluntarjoajia

5. Evästeet ja mainonnan kohdentaminen

Tahconin sivustoilla käytetään evästeitä. Evästeet ovat pieniä, selaimesi päätelaitteelle tallentamia tekstitiedostoja. Ne muun muassa auttavat sivuston ylläpitäjää selvittämään, miten vierailijat sivustoa käyttävät. Evästeet ja muut vastaavat tekniikat eivät vahingoita käyttäjän päätelaitetta tai tiedostoja millään tavalla.

Napsauttamalla "hyväksy" verkkosivuston evästeiden ponnahdusikkunassa (pop-up) sallit evästeiden käytön. Voit myös estää evästeiden käytön napsauttamalla "hylkää", tai estää joidenkin evästeiden käytön napsauttamalla "evästeasetukset". Tämä voi vaikuttaa joidenkin verkkosivun toimintojen käytettävyyteen. Voit koska tahansa estää evästeiden käytön selaimesi asetuksista. 

• Käytämme evästeitä verkkosivuston toiminnan analysointiin, kehittämiseen ja mainonnan kohdentamiseen. 
• Hyödynnämme myös kolmansien osapuolien työkaluja, kuten HubSpotin analytiikkatyökalut, Google Ads ja Meta Pixel -seuranta. Näiden avulla voimme esimerkiksi näyttää sinulle mainoksia Googlen tai Metan alustoilla (esim. Facebook ja Instagram), jos olet hyväksynyt markkinointievästeet.
• Edellä mainitut mainontaevästeet aktivoituvat vain suostumuksellasi. Jos hylkäät ne, emme käytä tietojasi mainonnan kohdentamiseen. Jos hyväksyt, voimme näyttää sinulle mainoksia kiinnostuksesi perusteella muissa kanavissa.
• Hyödynnämme vain tietoa sivustollamme virailustasi, emme luovuta henkilötietojasi mainosalustoille kuten Metalle tai Googlelle.
  • Huomaathan kuitenkin, että hyväksymällä markkinointievästeet, selaintietojasi (kuten IP-osoite tai evästetunniste) voidaan teknisesti välittää näille alustoille, jotta sinulle voidaan kohdentaa kiinnostukseen perustuvaa mainontaa. Tällöin noudatamme EU:n komission hyväksymiä suojatoimia, kuten vakiosopimuslausekkeita, jotka varmistavat siirrettävien henkilötietojen asianmukaisen suojan.

6. Mihin perustamme tietojen käsittelyn?

• Asiakassuhde ja sopimuksen täytäntöönpano

• Oikeutettu etu (esim. verkkosivun ja palvelun kehittäminen, asiakasviestintä tai liiketoimintaan liittyvä raportointi)

  • Saatamme esimerkiksi tarkastella, mitkä sivut ovat suosittuja tai kuinka usein lomakkeita käytetään, jotta voimme kehittää sisältöjä ja palveluita.

  • Näitä tietoja ei käytetä mainonnan kohdentamiseen ilman suostumustasi.

  • Käsittely perustuu siihen, että sinulla on olemassa oleva suhde meihin tai olet osoittanut kiinnostusta palveluitamme kohtaan. Käytämme oikeutettua etua vain, jos arvioimme sen olevan tasapainossa yksityisyytesi suojan kanssa. Pyynnöstäsi voimme toimittaa lisätietoja tästä arvioinnista.

• Suostumus (esim. uutiskirjeet, markkinointievästeet)

• Lakisääteinen velvoite (esim. kirjanpito ja kuluttajakauppaan liittyvät säädökset)

7. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin on tarpeen niihin käyttötarkoituksiin, joihin ne on kerätty, tai niin kauan kuin laki edellyttää.

Yleisluontoisesti:

• Asiakastietoja säilytetään enintään kuuden (6) vuoden ajan asiakassuhteen päättymisestä, ellei laki edellytä pidempää säilytystä (esim. kirjanpitosäännökset).
• Markkinointirekisterissä olevia tietoja säilytetään enintään 24 kuukautta viimeisestä kontaktista.
• Työnhakijoiden tietoja säilytetään enintään 12 kuukautta viimeisen haun tai yhteydenoton jälkeen, ellei toisin ole sovittu.

Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot poistetaan järjestelmällisesti.

8. Alihankkijat ja tietojen luovutus

Tietojasi käsittelevät ensisijaisesti Tahconin omat työntekijät työtehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Käytämme myös valikoituja alihankkijoita, jotka voivat käsitellä asiakas- tai markkinointirekisterimme tietoja esimerkiksi järjestelmäkehitykseen, tekniseen tukeen tai asiakasviestintään liittyen. Tietoja voidaan jakaa myös alihankkijalle, jos se on tarpeen työn tai toimeksiannon toteuttamiseksi. Tiedot jaetaan aina vain siinä määrin kuin on välttämätöntä, ja aina luottamuksellisesti sekä sopimuksiin perustuen. Tietoja saatetaan myös luovuttaa, mikäli palvelun toteuttaminen sitä edellyttää esimerkiksi yhteistyössä järjestetyn tapahtuman yhteydessä. Tällöinkin tietoja luovutetaan vain ehdoton minimimäärä, ja vain osapuolelle, joka käsittelee tietoja vastuullisesti.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisterin tietoja säilytetään järjestelmätoimittajamme HubSpotin EU:n datakeskuksessa, eikä tietoja siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Tietoturva

Rekisterin käyttö on suojattu käyttäjätunnuksin ja henkilökohtaisin salasanoin. Asiakastietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Tahconin kaikki toimitilat ovat lukittuja ja liikkumista valvotaan kulkuluvilla.
Järjestelmän kirjautumissivusto on suojattu SSL-sertifikaatilla ja kaksivaiheisella tunnistautumisella. Järjestelmän käyttäjäsalasanojen säilytys noudattaa toimialan turvallisuusstandardeja.

10. Sinun oikeutesi

Tietosuoja-asetuksen mukaan rekisteröidyllä on oikeus seuraaviin toimenpiteisiin koskien henkilötietoja:

• saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
• saada pääsy tietoihin
• oikaista tietoja
• poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
• rajoittaa tietojen käsittelyä
• iirtää tiedot järjestelmästä toiseen
• vastustaa tietojen käsittelyä
• olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi
  

Emme tee automaattista päätöksentekoa tai profilointia, jolla olisi oikeudellisia tai vastaavia vaikutuksia rekisteröityihin.

11. Miten voit käyttää oikeuksiasi?

Jos haluat käyttää jotain näistä oikeuksistasi koskien omia henkilötietojasi, niin täytä tietosuojapyyntö tai ota yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen info@tahcon.fi. Yhteydenotot tulee tehdä kirjallisesti ja allekirjoitettuna. Käsittelijämme on pystyttävä varmentumaan pyynnön lähettäjän henkilöllisyydestä sekä pyynnön oikeusperusteesta.

12. Muutokset selosteeseen

Saatamme tehdä päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen toimintamme, tietosuojaperiaatteidemme tai lainsäädännön muuttuessa. Ajantasainen versio on aina saatavilla verkkosivuillamme.