Kun taloyhtiössä todetaan, että putket, julkisivu tai talotekniikka vaativat isompaa remonttia, ensimmäinen kysymys ei pitäisi vielä olla “milloin aloitetaan remppa?”, vaan “mitä oikeastaan ollaan tekemässä?”.
Tästä alkaa ehkä koko hankkeen tärkein vaihe: hankesuunnittelu, jossa määritetään hankkeen suunta.
Käydään läpi taloyhtiön hankesuunnittelun keskeiset vaiheet sekä viisi käytännön vinkkiä onnistuneeseen starttiin.
Milloin hankesuunnittelu tulee ajankohtaiseksi?
Hankesuunnittelu tulee ajankohtaiseksi, kun taloyhtiössä epäillään olevan tarve isommalle korjaukselle tai kun tarve on jo tunnistettu ja halutaan selvittää, mitä asialle tehdään. Käytännössä kyse voi olla esimerkiksi tilanteesta, jossa putket lähestyvät käyttöikänsä loppua, julkisivu on rapautunut tai energiankulutus on noussut liian korkeaksi.
Ennen varsinaista hankesuunnittelua voidaan myös tarvittaessa tehdä tarveselvitys, jossa arvioidaan, onko hanke ylipäätään tarpeellinen ja millä laajuudella siihen kannattaa ryhtyä.
Hankesuunnittelu pähkinänkuoressa
Hankesuunnittelu on rakennushankkeen alkuvaihe, jossa määritellään mitä ollaan tekemässä, miksi ja millä tasolla. Hankesuunnittelun vaiheet etenevät tyypillisesti korjaustarpeiden määrittelystä lähtötietojen kokoamiseen, vaihtoehtojen vertailuun ja päätöksentekoon. Lopputuloksena syntyy hankesuunnitelma eli asiakirja, joka kokoaa linjaukset yhteen ja toimii päätöksenteon pohjana.
Hankesuunnitelma nähdään taloyhtiöissä toisinaan vain muodollisuutena tai kilpailutuksen lähtödokumenttina. Todellisuudessa se on kuitenkin koko korjaushankkeen tärkein päätöksenteon työkalu, jonka liian kevyt valmistelu voi tulla kalliiksi myöhemmin.
Miksi hankesuunnitteluun kannattaa ryhtyä ajoissa?
Lyhyesti siksi, että samat päätökset tulevat joka tapauksessa vastaan jossain vaiheessa.
Jos linjauksia ei tehdä ja kirjata jo korjaushankkeen alussa, ne joudutaan tekemään myöhemmin, esimerkiksi toteutussuunnittelun keskellä tai pahimmassa tapauksessa vasta työmaalla. Mitä pidemmälle päätöksiä lykätään, sitä kalliimmiksi ja vaikeammiksi ne yleensä muuttuvat.
Hyvin johdettu hankesuunnittelu antaa taloyhtiölle selkeät raamit päätöksenteolle jo ennen kuin mennään yksityiskohtiin ja vähentää riskiä siihen, että suuntaa joudutaan muuttamaan kesken matkan.
KATSO VIDEO
Hankesuunnittelu selkokielellä -videolla opit mitä hankesuunnittelu tarkoittaa, miksi se on koko hankkeen tärkein vaihe ja miten se tehdään oikein.
5 vinkkiä onnistuneeseen hankesuunnitteluun taloyhtiössä
1. Määrittele tavoitteet ennen ratkaisujen lukitsemista
Hankesuunnittelun ensimmäinen vaihe on kirkastaa tavoitteet, sillä ilman selkeitä tavoitteita oikeiden ratkaisujen valinta on vaikeaa.
Hankkeesta riippuen on hyvä pohtia esimerkiksi:
-
Onko kyse pakollisesta teknisestä korjauksesta?
-
Halutaanko samalla nostaa laatutasoa?
-
Parannetaanko energiatehokkuutta?
-
Haetaanko kiinteistön arvonnousua?
Kun tavoitteet määritellään heti alussa, suunnittelu etenee loogisesti, eikä myöhemmissä vaiheissa tarvitse palata jatkuvasti peruskysymyksiin.
2. Kerää kunnolliset lähtötiedot: ne luovat perustan
Hankesuunnittelu ei voi perustua oletuksiin. Päätösten täytyy nojata tutkittuun tietoon kiinteistön todellisesta kunnosta.
Lähtötiedot tarkoittavat kaikkea sitä olemassa olevaa tietoa, jonka varaan hankesuunnittelu tehdään. Käytännössä ne voivat tarkoittaa esimerkiksi:
-
Kuntoarvioita tai kuntotutkimuksia
-
Selvityksiä rakenteiden ja talotekniikan nykytilasta
-
Tarvittavia lisätutkimuksia
-
Riskien tunnistamista ja riskianalyysejä
Erityisesti korjaushankkeessa riskien tunnistaminen on kriittistä. On tärkeää selvittää etukäteen mitä rakenteista voi löytyä, mitä ei vielä tiedetä ja missä suurimmat kustannusriskit piilevät.
Kun kiinteistön todellisesta kunnosta ollaan kärryillä, vaihtoehtoja korjaustoimiin voidaan vertailla järkevästi, eikä päätöksiä tarvitse tehdä arvailujen varaan.
3. Hahmota hankesuunnittelun taso
Hankesuunnittelussa ei mennä vielä yksityiskohtaiseen suunnitteluun: laattojen sävyjä, hanamalleja tai muita yksityiskohtia ei päätetä vielä. Sen sijaan määritellään isot linjat, jotka vaikuttavat koko hankkeen suuntaan ja kustannustasoon.
Esimerkki: putkiremonttia koskevassa hankesuunnitelmassa voidaan linjata, että viemärit uusitaan perinteisesti. Sen sijaan tässä vaiheessa ei vielä määritellä, pysyykö viemäri täsmälleen samassa kohdassa vai muutetaanko sen reittiä tai materiaalia.
Kun taso pysyy oikeana, päätöksenteko on selkeämpää, eikä suunnittelu karkaa liian aikaisin yksityiskohtiin.
4. Vertaile vaihtoehtoja kunnolla: huomioi kustannukset, riskit ja aikataulu
Hankesuunnittelun ytimessä on vaihtoehtojen vertailu. Usein vertailtavia vaihtoehtoja on useampi kuin yksi, esimerkiksi:
-
Paikallinen korjaus vs. laaja peruskorjaus
-
Korjaus vs. uusiminen
-
Suppea tekninen ratkaisu vs. energiaparannus samalla kertaa
Pelkkä ratkaisun nimeäminen ei yksin riitä. Jokaisesta vaihtoehdosta kannattaa arvioida:
-
Kustannustaso
-
Karkeat aikatauluraamit
-
Keskeiset riskit
-
Vaikutus asumiseen tai kiinteistön käyttöön
-
Välilliset kustannukset, esim. remontin väliaikaisasuminen
Kaikki vaihtoehdot pitää arvioida samoilla oletuksilla. Jos yhtä vaihtoehtoa lasketaan optimistisesti ja toista varman päälle, vertailu vääristyy ja päätös voi perustua harhaanjohtavaan tietoon.
Hyvä muistaa: Hankesuunnittelussa tehdään ne linjaukset, jotka vaikuttavat eniten hankkeen kokonaiskustannuksiin. Kustannusarviot ovat tässä vaiheessa suuntaa-antavia, eivät lopullisia urakkahintoja. Niiden täytyy kuitenkin olla riittävän realistisia, jotta taloyhtiössä voidaan tehdä niiden pohjalta päätöksiä.
5. Osallista oikeat tahot mukaan suunnitteluun
Hankesuunnittelua ei kannata tehdä liian pienellä porukalla. Silloin jokin tärkeä näkökulma voi jäädä helposti huomioimatta ja nousta esiin vasta myöhemmin, kun muutokset ovat jo hankalampia tai kalliimpia tehdä.
Taloyhtiön hankesuunnittelussa on hyvä olla mukana:
-
Taloyhtiön hallitus
-
Isännöitsijä
-
Asukkaat
-
Ylläpito (tarpeen mukaan esim. kiinteistöhuolto, joka tuntee kohteen käytännön haasteet)
-
Rakennuttajakonsultti (toimii usein tilaajan edustajana ja varmistaa, että tilaajan tahtotila on keskiössä)
-
Suunnittelijat ja asiantuntijat (esim. pääsuunnittelija ja urakoitsija, hankkeen laajuudesta ja toteutustavasta riippuen)
Vetovastuuta ei kannata pilkkoa
Kun sama projektipäällikkö vetää hankesuunnittelun ja jatkaa myös toteutukseen, kokonaisuus pysyy paremmin kasassa. Tavoitteet eivät muutu matkan varrella, eikä asioita tarvitse käydä uudestaan läpi uuden vetäjän kanssa.
Hankesuunnittelun kilpailuttaminen maksaa jo itsessään aikaa ja rahaa. Tarjousten hintaerot ovat usein pieniä, joten säästö voi jäädä lopulta olemattomaksi. Samalla vetäjä voi vaihtua ja kokonaisuus mennä uusiksi.
Pieni hintaero harvoin ratkaisee, mutta selkeä vetovastuu pitää kokonaisuuden hallinnassa.
Korjaushanke mielessä? Viedään se läpi hallitusti alusta loppuun >
Yleisimmät virheet hankesuunnittelussa – vältä näitä!
Hankesuunnittelu tehdään liian kiireessä
Laadukas hankesuunnittelu vaatii aikaa lähtötietojen kokoamiseen ja vaihtoehtojen huolelliseen arviointiin. Kiire kostautuu lähes aina myöhemmin.
Lähtötiedot ovat puutteelliset
Päätösten on perustuttava ajantasaisiin lähtötietoihin ja tunnistettuihin riskeihin, ei oletuksiin.
Budjetti ja tavoitteet eivät kohtaa
Hankkeen sisältö on mitoitettava realistisesti taloyhtiön talouden mukaan. Kaikkea ei välttämättä ole mahdollista tehdä samalla kertaa.
Kilpailutetaan kilpailuttamisen ilosta
Hankesuunnittelun kilpailuttamisella saavutetaan harvoin merkittävää säästöä. Sen sijaan vetovastuun katkeaminen voi tarkoittaa samojen asioiden läpikäymistä moneen kertaan. Yksi vetäjä alusta asti on usein arvokkaampi kuin pieni hintaero.
Vaihtoehtoja ei vertailla tasapuolisesti
Kaikki vaihtoehdot on arvioitava samalla tavalla. Jos yhtä vaihtoehtoa lasketaan optimistisesti ja toista varman päälle, vertailu vääristyy ja päätös perustuu harhaanjohtavaan tietoon.
Viestintä ja osallistaminen ontuvat
Keskeiset sidosryhmät kannattaa ottaa mukaan suunnitteluun riittävän ajoissa. Muuten todelliset tarpeet nousevat esiin vasta myöhemmin - usein korkeamman hintalapun kera.
Osakkaiden ymmärryksen lisääminen ja päätöksenteon tukeminen ovat hankesuunnittelun avainasioita. Osakkaita on tärkeää auttaa hahmottamaan, mikä vaihtoehdoista on teknistaloudellisesti paras, ja samalla hälventää pelkoja, joita suuri ja mahdollisesti kallis remontti voi herättää.
Hankesuunnitelma tehdään liian kevyesti
Hankesuunnitelman laajuus tulisi suhteuttaa hankkeen vaativuuteen. Liian kevyt hankesuunnitelma siirtää epävarmuudet myöhempiin vaiheisiin ja kasvattaa kustannusriskejä. Tällöin päätökset eivät välttämättä perustu tarkkaan faktaan, vaan mututuntumaan.
Jos hankesuunnitteluvaiheessa oikaistaan, se voi kostautua myöhemmin kustannuksissa ja aikataulussa. Kun linjaukset tehdään alusta asti huolellisesti ja realistisesti, seuraavat vaiheet etenevät selkeämmin ja hallitummin.
