Mistä taloyhtiö tunnistaa hyvän urakoitsijan? [Vinkit kilpailutukseen]

Rakennushankkeen onnistumisessa urakoitsija on tärkeässä roolissa. Taloyhtiön hankkeeseen kannattaa siis ehdottomasti valita urakoitsija, joka on paitsi ammattitaitoinen, myös luotettava ja laadukas toimija. Miten hyvän urakoitsijan voi tunnistaa? Entä mitä kilpailutuksessa pitää huomioida? Tässä blogitekstissä annamme konkreettiset vinkit! 

Kilpailutuksen avainkohdat

Kilpailutusvaiheessa taloyhtiö pyytää useilta urakoitsijoilta tarjouksia saman sisältöisen suunnitelman pohjalta, vertailee tarjoukset, neuvottelee tarjouksen sisällöstä ja valitsee parhaan toteuttajan. Tavoitteena on löytää hankkeeseen soveltuva, luotettava ja kustannustehokas urakoitsija selkeiden kriteerien perusteella.

1. Valitkaa laadukkaat ehdokkaat
Ottakaa mukaan riittävä määrä urakoitsijoita, mutta painottakaa laatua määrän sijaan. Kilpailutukseen kannattaa kutsua vain sellaiset urakoitsijat, jotka soveltuvat juuri kyseiseen hankkeeseen niin osaamisen kuin koon (mm. liikevaihdon) osalta.

Lisäksi on hyvä huomioida, että rakennusalalla laatu voi vaihdella saman yrityksen sisällä yllättävänkin paljon. Keskeistä ei siis ole välttämättä kysyä “Onko yritys X hyvä?”, vaan “Kuka yrityksestä X on työnjohtajana?”. Työnjohtajan osaaminen ja toimintatavat vaikuttavat työmaan onnistumiseen enemmän kuin urakointiyrityksen brändi.

2. Määrittäkää urakkamuoto ja sopimusmalli
Valitkaa hankkeen urakkamuoto jo varhaisessa vaiheessa: sopiiko hankkeeseen kokonaisurakka, KVR-urakka vai esimerkiksi projektinjohtourakka? Valinta vaikuttaa siihen, miten vastuut jakautuvat, miten suunnittelu etenee ja miten hanketta ohjataan.

Urakkamuotoa ei yleensä kannata tai edes voi vaihtaa enää hankkeen alkamisen jälkeen. Esimerkiksi KVR-urakka tarkoittaa, että urakoitsija vastaa myös suunnittelusta. Jos suunnitelmat on jo tehty valmiiksi, ei ole mielekästä siirtyä KVR-malliin, sillä silloin suunnittelutyö jouduttaisiin tekemään uudestaan.

3. Laatikaa selkeä tarjouspyyntö
Tarjouspyynnön on oltava tarkka ja kaikille urakoitsijoille samanlainen. Kun lähtötiedot, suunnitelmat ja urakan laajuus on selkeästi esitetty, urakoitsija pystyy laatimaan täsmällisen tarjouksen. Näin voidaan myös varmistaa, että eri urakointiliikkeiden tarjoukset ovat aidosti vertailukelpoisia.

4. Edellyttäkää toteutussuunnitelmaa ja realistista aikataulua
Pyytäkää urakoitsijoita esittämään toteutussuunnitelma ja aikataulu. Tarkistakaa, että urakoitsijan esittämät resurssit riittävät aikataulun toteuttamiseen.

5. Selvittäkää urakan mahdollinen alkamisajankohta
Aikataulun osalta tärkeää ei ole pelkkä läpimenoaika, vaan myös se, milloin työt voidaan aloittaa. Kahdesta urakoitsijasta toinen voi tarjota edullisempaa hintaa, mutta pääsisi aloittamaan vasta syksyllä, kun taas hieman kalliimpi vaihtoehto käynnistäisi työt jo alkukesästä.

Esimerkiksi taloyhtiön putkiremontin ajoitus vaikuttaa suoraan asukkaiden arkeen. Vaikka putkiremontin ajoittaminen lomakauteen tulisi näennäisesti kalliimmaksi, voi se helpottaa huomattavasti asumisjärjestelyjä ja säästää tilapäisasumiseen liittyvissä kustannuksissa, kun asukkaat pääsevät remonttia karkuun kesämökeille ja lomakohteisiin. Salaojahankkeen osalta taas kannattaa harkita toteutusta talvella, jolloin piha on kesällä käytettävissä eikä myllerryksen alla.

6. Sopikaa lisä- ja muutostöiden hinnoittelusta
Korjaushankkeisiin kuuluu käytännössä aina lisä- ja muutostöitä. Niiden läpinäkyvä ja hallittu hinnoittelu on tärkeää, jotta kustannukset eivät yllätä myöhemmin.

7. Tarkistakaa takuu- ja vastuukysymykset
Selvittäkää kuinka pitkän takuun urakoitsija tarjoaa ja mitä sopimus kattaa esimerkiksi virheiden, viivästysten tai vahinkojen osalta.

8. Vertailkaa tarjoukset huolellisesti
Tarjouksia kannattaa arvioida kokonaisuutena. Hinnan lisäksi vertailussa kannattaa huomioida suunnitelmien taso, aikataulu, resurssit ja sopimusehdot. Myös takuuehdot, dokumentointi, osakasmuutostyöt ja omavalvonnan laajuus vaikuttavat merkittävästi urakan sujuvuuteen ja lopputulokseen.

9. Käykää selonottoneuvottelut ja tarvittaessa sopimusneuvottelut
Järjestäkää neuvottelut urakoitsijoiden kanssa ennen lopullista valintaa. Näin voitte varmistua siitä, miten urakoitsijat ovat ymmärtäneet hankkeen ja mahdolliset epäselvyydet voidaan oikoa.

Hyvän urakoitsijan tunnusmerkit

Syvennytään seuraavaksi siihen, millainen urakoitsija kannattaa valita. Paras urakoitsija ei ole nimittäin aina tarjousta ajatellen edullisin vaihtoehto, vaan kokonaistaloudellisesti fiksu valinta. Tunnusmerkkejä hyvässä urakoitsijassa ovat:

• Vankka kokemus ja referenssit – Onko urakoitsijalla kokemusta vastaavista hankkeista? Asiakaspalautteet ja referenssikohteet kertovat paljon.
• Taloudellinen vakaus – Urakoitsijan taloustilanne kannattaa selvittää, jotta vältätte valitsemasta toimijan, jolla on riski ajautua konkurssiin tai toimitusvaikeuksiin kesken projektin. Älkää tyytykö tilaajavastuuraportteihin tai julkisiin tunnuslukuihin, vaan pyytäkää myös ajankohtaisia taloustietoja, kuten kuluvan vuoden kirjanpitoa tai ennusteita.
• Pätevyydet ja sertifikaatit – Esimerkiksi RALA-pätevyys, ISO-laatusertifikaatit ja työturvallisuussertifikaatit kertovat ammattimaisuudesta. 
• Selkeä ja realistinen tarjous – Erittäin alhaiset hinnat voivat tarkoittaa heikkoa laatua tai piilokustannuksia. Hyvä nyrkkisääntö onkin, että saaduista tarjouksista ei valita kalleinta, mutta ei myöskään halvinta.
• Avoimuus lisä- ja muutostöistä – Kuinka urakoitsija koordinoi lisä- ja muutostyöt? Minkälaisia lisätyötarjouksia he antavat: ovatko tarjoukset selkeitä ja sisältävät hyvät erittelyt, vai antaako urakoitsija epämääräisiä tarjouksia ja könttäsummia?
• Hyvä asiakaspalvelu ja viestintä – Miten urakoitsija kommunikoi tarjousvaiheessa? Hyvä viestintä ennustaa sujuvaa yhteistyötä.
• Urakoitsijalla on systemaattinen laadunhallintajärjestelmä, johon kuuluu:
  • Selkeä laadunvarmistusprosessi – Miten urakoitsija varmistaa, että työt tehdään suunnitelmien ja määräysten mukaan?
  • Dokumentointi ja raportointi – Hyvä urakoitsija toimittaa säännölliset raportit työn etenemisestä. 
  • Työmaavalvonta ja laaduntarkastukset – Urakoitsijan tulee itse suorittaa välitarkastuksia, eli niin sanottuja itselleluovutuksia ja dokumentoida ne.
  • Työturvallisuus ja vastuullisuus – Työturvallisuusmääräysten noudattaminen ja vastuulliset materiaalivalinnat kertovat laadusta.

Tarkastellaan seuraavaksi laadunvarmistusta vielä lähemmin.

Näin varmistat, että urakoitsija panostaa laatuun

Korjaushankkeen onnistuminen ei ole kiinni pelkästään hinnasta tai aikataulusta – myös urakoitsijan oma ote laadunvarmistukseen on keskeisessä roolissa. Laadukkaasti tehty työ vähentää virheitä, lisää asukkaiden tyytyväisyyttä ja vähentää korjaustarpeita jatkossa. Urakoitsijan sitoutuminen laatuun näkyy monessa asiassa jo ennen kuin työmaa käynnistyy. Näin voit arvioida, miten järjestelmällisesti urakoitsija huolehtii työnsä laadusta:

1. Urakoitsija tarkastaa suunnitelmat – ja kommentoi tarvittaessa

Laatu alkaa jo ennen ensimmäistäkään vasaran iskua. Hyvä urakoitsija käy suunnitelmat läpi huolellisesti ja varmistaa, että ne ovat tarkkoja ja toteutuskelpoisia. He eivät pelkästään seuraa papereita, vaan nostavat esiin mahdolliset ristiriidat tai turhan monimutkaiset ratkaisut, ja ehdottavat fiksumpia vaihtoehtoja jo ennen työn alkua.

Mihin hyvä urakoitsija kiinnittää huomiota suunnittelussa?

• Suunnitelmat ovat selkeitä ja ristiriidattomia.
• Voiko jokin ratkaisu tai tuote olla yksinkertaisempi tai kustannustehokkaampi?

• Onko rakenteilla muuntojoustoa, vai onko riskinä, että niitä joudutaan uusimaan turhaan muutaman vuoden päästä?

2. Toteutus sovitun mukaisesti

Kun toteutus sitten pyörähtää käyntiin, laadukkaasti toimiva urakoitsija tekee työt sovitun mukaisesti eikä lipsu aikatauluista tai budjetista ilman painavaa syytä. Tärkeää on myös, että työt suoritetaan turvallisesti ja oikeilla menetelmillä.

Mitä kannattaa tarkistaa?

• Eteneekö työ aikataulun ja suunnitelmien mukaan?

• Käytetäänkö sovittuja materiaaleja ja rakennusmenetelmiä?

• Näkyykö työmaalla järjestelmällisyys ja turvallisuusmääräysten noudattaminen?

3. Viestintä ja asiakaskeskeisyys – tiedät, mitä tapahtuu

Tekninen osaaminen ei yksin riitä. Laadukas urakoitsija viestii avoimesti, on hyvin tavoitettavissa sekä pitää tilaajan ja osakkaat/asukkaat ajan tasalla. Hän ei katoa työmaalle (eikä varsinkaan työmaalta), vaan tarjoaa selkeät yhteyshenkilöt, toimivat viestintäkanavat ja huolehtii aktiivisesti yhteistyöstä. Hyvä urakoitsija järjestää säännölliset seurantapalaverit ja katselmukset sekä hoitaa dokumentoinnin ja raportoinnin tarkasti.

Laadukas viestintä tarkoittaa:

• Säännöllistä tiedottamista työn etenemisestä.
• Mahdollisista muutoksista ja lisätöistä viestimistä etukäteen – ei yllätyskuluja!
• Nopeita ja selkeitä vastauksia tilaajan kysymyksiin.

4. Ympäristön huomioiminen – kestävä rakentaminen on osa laatua

Laadukas urakoitsija ei keskity vain tekniseen toteutukseen, vaan huomioi myös työnsä ympäristövaikutukset ja noudattaa kestävän rakentamisen periaatteita, kuten jätteiden vähentämistä ja energiatehokkuuden parantamista.

Miten ympäristövastuu näkyy käytännössä?

• Jätteiden lajittelu ja kierrätys toteutuvat työmaalla.
• Materiaalivalinnoissa suositaan kestäviä ja ekologisia vaihtoehtoja.
• Energiatehokkuutta parannetaan mahdollisuuksien mukaan.

5. Laadunvalvonta ja dokumentointi – jälki kertoo kaiken

Hyvä urakoitsija ei jätä laatua sattuman varaan, vaan tarkistaa työnsä jokaisessa vaiheessa ja dokumentoi sen huolellisesti. Näin virheet havaitaan ajoissa, ja korjaukset tehdään ennen kuin ongelmat ehtivät paisua.

Tarkistakaa nämä asiat:

• Onko urakoitsijalla nimetty henkilö, joka on vastuussa laadunvalvonnasta?
• Tehdäänkö tarkastuksia säännöllisesti ja dokumentoidaanko ne?
• Onko urakoitsijalla aidosti käytössä oleva laatusuunnitelma?

Mikä kilpailutuksissa menee usein pieleen?

Hankkeissa, joihin allekirjoittanut on kutsuttu hätiin kilpailutuksen epäonnistuttua, on ongelma usein ollut se, että on lähdetty kilpailuttamaan vajavaisilla lähtötiedoilla tai heikoilla suunnitelmilla. Tämä on johtanut siihen, että urakoitsijat ovat olleet vastahakoisia antamaan tarjouksia – avoimet kysymykset ja epäselvyydet kun ovat heille suuri riski. Jos tarjouksia on saatu, eivät ne ole välttämättä kovin vertailukelpoisia keskenään. Lisäksi tämä on aiheuttanut suuren riskin sille, että hankkeen edetessä eteen tulee huomattava määrä lisä- ja muutostöitä eli lisäkustannuksia.

Yleinen vitsaus kilpailutuksessa on juurikin se, että tietynlaisiin hankkeisiin voi olla vaikea saada riittävästi tarjouksia. Esimerkiksi tilanteet, joissa hankkeella on kiire – eli kilpailutukselle jää vähän aikaa ja urakoitsijan pitäisi päästä aloittamaan työt heti – voivat kaventaa vaihtoehtoja.

Myös ns. väliinputoajahankkeet, jotka ovat sijainniltaan haastavia tai eivät ole tarpeeksi suuria, mutta eivät toisaalta myöskään riittävän pieniä, voivat jäädä vaille kiinnostuneita tarjoajia. Tällaisissa tilanteissa paras ratkaisu olisi tietenkin se, että kilpailutus aloitetaan riittävän ajoissa. Mutta jos aikataulu on tiukka ja paineet kasvavat, kokeneen rakennuttajakonsultin laaja verkosto voi osoittautua korvaamattomaksi. Alan ammattilaisilla on usein yhteyksiä myös pienempiin, luotettaviin urakoitsijoihin, joita ei välttämättä löydä googlaamalla.

Rakennushankkeen kilpailutus on suuri ja erityistä ammattitaitoa vaativa työ, joka vaatii paitsi osaamista, niin myös aikaa, jota taloyhtiön hallituksella ja isännöitsijällä ei usein ole. Rakennuttajakonsultti laittaa asiantuntijuutensa peliin ja tekee jalkatyötä: käy yksityiskohtaisesti läpi taloustiedot, soittelee läpi eri toimijoita, kyselee kollegoilta ja kavereilta, sekä varmistaa monin eri keinoin, että saadaan luotettava sekä juuri tähän hankkeeseen sopiva urakoitsija.

Tutustu Tahconin rakennuttajakonsultteihin täällä >>

Vältä virheet – rakennuttajakonsultti auttaa kilpailutuksessa

Kilpailutuksessa tehdyt virheet voivat käydä taloyhtiölle kalliiksi. Ne voivat johtaa huonoon urakoitsijavalintaan, aikataulujen venymiseen tai jopa jälkiselvittelyihin ja riitoihin. Rakennuttajakonsultti tuo kilpailutusprosessiin kokemusta, systemaattisuutta ja varmuutta. Konsultti kannattaa ottaa mukaan hankkeeseen heti alkuvaiheessa – ei vasta, kun kilpailutus on jo lähdössä käyntiin. Kilpailutuksessa rakennuttajakonsultti auttaa mm. seuraavasti:

• Neuvottelut: Kysyy oikeat kysymykset, jotka paljastavat pintaa syvemmältä esimerkiksi sen, onko urakoitsijalla laadunvalvontaprosessit oikeasti kunnossa.
• Sopivan kokoisen urakoitsijan löytäminen: Analysoi urakoitsijan liikevaihdon, henkilöstömäärän ja resurssit, jotta hanke saa juuri sopivan tekijän.
  
• Oikean urakoitsijan valinta: Arvioi urakoitsijoiden pätevyyden, tarkistaa referenssit ja varmistaa, että valittu tekijä täyttää laatuvaatimukset.
• Taloudellinen tarkistus: Käyttää esimerkiksi Luotettava Kumppani -palvelua urakoitsijan taloustilanteen selvittämiseen, jotta minimoidaan riski siitä, että urakoitsija menee konkurssiin kesken hankkeen.
• Sertifikaattien ja osaamisen tarkistus: Tietää, mitkä sertifikaatit ja pätevyydet ovat tarpeen hankkeen luonteen ja varmistaa, että ne ovat kunnossa. Esimerkiksi sähköpätevyys 1 vai sähköpätevyys 2, tulityökortti, FISE-pätevyys, RALA-pätevyys, ISO-sertifikaatit jne.
• Selkeät sopimukset ja tarjousasiakirjat: Hyvin laaditut asiakirjat ehkäisevät epäselvyyksiä, riitoja ja turhia lisäkustannuksia. Asiantuntija luo tarjousasiakirjat, jotka ovat yksityiskohtaiset ja kattavat sekä varmistaa, että urakkasopimuksessa sovitaan yksikköhinnoista, mikä ehkäisee ylimääräisiä kustannuksia, jos tarvitaan lisätöitä.
• Urakoitsijan käyttämät tuotteet ja brändit: Tarkistaa, minkä tuotteiden tai brändien kanssa urakoitsija tekee yhteistyötä – jotkut urakoitsijat suosivat vain tietyn merkin tuotteita, mikä voi vaikuttaa hankkeen kustannuksiin ja laatuun.
• Laadunvalvonta ja työmaan seuranta: Kun urakka käynnistyy, asiantuntija voi huolehtia projektinjohdon lisäksi valvonnasta. Hän varmistaa, että työ etenee suunnitelmien ja sovittujen standardien mukaisesti – ja että laadusta ei tingitä missään vaiheessa.

Rakennuttajakonsultti auttaa taloyhtiön rakennushankkeessa toimimalla projektipäällikkönä, eli huolehtii mm. kilpailutuksesta sekä varmistaa rakennusprojektin laadukkaan toteutuksen aikataulussa ja budjetissa.

Täällä lisää rakennuttamispalveluista >>

Yhteenveto

Hyvän urakoitsijan valinta on keskeistä rakennushankkeen onnistumiselle. Laadukas urakoitsija ei ole vain kokenein tai halvin, vaan sellainen, jolla on selkeät prosessit, vastuullinen toimintatapa ja oikea osaaminen hankkeeseen nähden. Kilpailutuksessa on tärkeää huomioida urakointiliikkeen koko, referenssit, taloudellinen vakaus, tarjouksen realistisuus ja laadunvalvonta.

Monessa kohtaa pitää olla tarkkana, ja rakennuttajakonsultin käyttäminen maksaakin itsensä takaisin. Asiantuntija kannattaa ottaa mukaan projektiin heti alkumetreillä. Kun meno on jo päällä, alkavat asiantuntijan keinot laadukkaan lopputuloksen varmistamiseksi olla vähäiset. Mitä aiemmin olemme mukana, sitä paremmin saamme varmistettua laadukkaan lopputuloksen ja vältettyä turhat yllätykset ja kustannukset.